İş arkadaşlarınızın en çok hangi huyuna gıcık oluyorsunuz? Sürekli işten kaytarmalarına, gidip de saatlerce dönmedikleri sigara molalarına, saatler süren öğle yemeği aralarına, dedikodu yapmalarına, etrafı dağıtmalarına, telefonda yüksek sesle konuşmalarına, bargır bangır müzik dinlemelerine, şen kahkahalarına, boş boş konuşmalarına, her fırsatta kutlama yapmalarına, klavyeyi döver gibi yazı yazmalarına, cak cak sakız çiğnemelerine mi yoksa klimayı açtırmamalarına mı?
Aslında önemsiz gibi görünen bu küçük şeyler, her gün, günde 8 saat birlikte çalıştığımız (-mak zorunda olduğumuz) iş arkadaşlarımızdan gelince rahatsız ediyor, bir müddet sonra yaptıkları her şey size batmaya başlıyor. İnsan işyerinden soğuyor, keyfi kaçıyor.
-İnsan kaynakları danışmanlık firması Randstad’ın Amerika’da 1.000’in üzerinde kişiyle yaptığı araştırma sonuçlarına göre işyerinde bizi en çok “gıcık eden” şeyler, zamanın kötü kullanımı (uzayıp giden yemek araları, sigara molaları vs), dedikodu ve dağınıklık. Çalışanların ciddi bir kısmı bu sorunları paylaşmak yerine görmezden gelmeyi (gelmeye çalışmayı) tercih ediyor, bu da sorunu işin içinden çıkılmaz bir hale getiriyor. 
İnsan kaynakları danışmanlık firması Randstad’ın Ipsos Public Affair’e yaptırdığı ankete göre iş arkadaşımızın en sevmediğimiz huyu zamanı kötü yönetmesi. Zamanın boşa harcanması, işyerinde dedikodudan bile daha çok gıcık ediyor çalışanları. Amerika’da 1.000’den fazla kişiye yapılan anket sonuçlarına göre iş ortamında çalışanların en çok sinirlerini bozan hareketler şöyle sıralanıyor:
-Kötü zaman yönetimi: Yüzde 43
-Dedikodu: Yüzde 36
-Ortak alanların dağınık kullanılması: Yüzde 25
2010 listesinde yer alan diğer can sıkıcı davranışlar ise şöyle sıralanıyor:
-Yüksek ses: Yüzde 21
-Ağır, kötü kokular: Yüzde 20
-Toplantılarda sürekli cep telefonuyla oynanması: Yüzde 15
-Hatalı e-posta kullanımı: Yüzde 12
-Politik tartışmalar: Yüzde 12

Uzun yemek ve sigara molaları sinir bozuyor

Zaman yönetimi en fazla rahatsızlık duyulan konu dedik. Peki çalışanlar zaman yönetimi konusunda tam olarak neden rahatsızlık duyuyorlar? Araştırma sonuçlarına göre çalışanların;
-Yüzde 22’si (uzun öğle yemeği araları, sigara molaları, sörf yapma gibi) gereğinden fazla molalara, sinir oluyor.
-Yüzde 11’i istismar edilen hastalık günlerine
-Yüzde 11’i gündemsiz, plansız toplantılara
-Yüzde 10’u geç başlayan, uzayıp giden toplantılara
-Yüzde 10’u toplantı sırasında Blackberry’si ile meşgul olan
-Yüzde 9’u ise son teslim tarihini sürekli kaçıranlara “gıcık oluyor”.
Katılımcıların yüzde 13’ü ise bu can sıkıcı durumların hiçbirine kızmadıklarını söylüyorlar.

Yüzde 12’si sosyal medyadan şikayetçi
Katılımcıların yüzde 12’sinin en çok canını sıkan şey sosyal medya sitelerinin işyerinde kişisel kullanımı. Çalışma saatleri içinde sosyal medyanın kullanımı sizi hangi açıdan rahatsız ediyor sorusuna katılımcıların yüzde 28’i orada kaybedilen zamanın iş için harcanması gerektiğini söylemiş, yüzde 20’si de kullanıcıların işleri ve sorumlulukları için daha sonra diğerlerinden yardım istemesini gerekçe göstermişler.

İş arkadaşımızı nasıl uyarmalıyız?
Çalışanlar bu can sıkıcı durumlar karşısında farklı yöntemlerle sorunlara çare bulmayı deniyorlar. Ankete katılardan,
-Yüzde 29’u canlarını sıkan kişilere şikayetlerini direkt olarak söylüyorlar.
-Yüzde 2’si direkt olarak e-mail gönderiyor.
-Sadece yüzde 9’u patrona veya yöneticisine durumu bildiriyor
-Yüzde 1’i isimsiz bir not bırakıyor veya sosyal medya yoluyla ifade ediyor.
Şaşırtıcı nokta ise, katılımcıların yüzde 27’sinin şikayet konusu durumu görmezden gelmeyi yani ses etmemeyi tercih etmesi.
Uzmanlar, iş arkadaşlarınızın can sıkıcı durumları karşısında onları uyarmanız gerektiğini söylüyor. Onları uyarırken gücendirmeden, kibarca uyarmakta fayda var. Örneğin “Belki çok büyük bir problem değil ama dikkat edersen sevinirim” denilebilir. Çünkü pek çok durumda kişi de yaptığı şeyin farkında olmuyor. Ama eğer durum geçici bir durumsa boş verilebilir.

Gereksiz e-postalar can sıkıyor
Araştırmaya katılanların e-posta konusunda en çok canını sıkan hususlar:
-Yüzde 19’u toplu e-postalardan ve şakalardan
-Yüzde 6’sı gereksiz c/c’lerden
-Yüzde 5’i tek kelimelik (evet, hayır vs) cevaplardan şikayetçi.

Kriz zaman yönetimini öne çıkardı
Aynı araştırma Amerika’da 2007 yılında da yapılmıştı. 2007’deki araştırmada iş yerinde en çok rahatsızlık duyulan davranış dedikoduyken, 2010’da en çok rahatsızlık duyulan davranış kötü zaman kullanımı olmuş. Kötü zaman kullanımından kasıt uzayan molalar, istismar edilen hastalık günleri, plansız toplantılar vs.
Randstad Türkiye Genel Müdürü Altuğ Yaka, kötü zaman yönetiminin birinci sıraya çıkmasını nedenini ekonomik krize bağlıyor: “Kriz süresinde gerçekleşen işten çıkarmaların ardından daha verimli çalışmak zorunda kalan çalışanlar için zaman yönetiminin öneminin artması beklenen bir sonuç. Öte yandan dedikodunun motivasyon düşüren bu rahatsızlıklar arasında hâlâ en yüksek sıralarda olması da doğal. Çünkü negatif konuşmalar dalga dalga yayılarak kişi psikolojisinden başlayıp topluluk psikolojisini etkileme gücüne sahiptir. Ufak bir rahatsızlık olarak başlayıp büyük bir ofis sorununa yol açabilir.”

Biz hâlâ elektrik kesintisi ile uğraşalım

Yaka, bu araştırmada çıkanlara ek olarak Türkiye’de en çok rahatsızlık duyulan şeyleri şöyle sıralıyor:
-Sosyal medya sitelerinin ve elektronik gereçlerin kullanımı
-Hâlâ birçok işyerinde internet, elektrik, su kesintisi gibi altyapı sıkıntıları yaşanıyor. Bu tip altyapı sıkıntıları da çalışanlar için son derece motivasyon düşürücü.
-Amerika’da pek rastlanmayan ancak Türkiye’de işyerlerinde rahatsızlık yaratan başka bir unsur ise çalışanların iş arkadaşlarının eşyalarını izinsiz kullanmaları. Amerikalılar bireyselliğe ve kişisel alana toplum olarak çok fazla saygı duyarken aynı hassasiyet daha paylaşımcı bir toplum olan Türkler’de maalesef mevcut değil.

İşveren iyi gözlem yapmalı
Çalışan rahatsızlık duyduğu konuyla ilgili ne yapabilir? Altuğ Yaka, ilk etapta rahatsızlığı yaratan kişiyle konuşulması gerektiğini, sorun çözülmediği takdirde işverene haber verilmesinin önemli olduğunu söylüyor: “İşveren ise ofis ortamını her zaman mümkün olduğunca iyi gözlemlemeli. Bu tip motivasyon düşüklüğüne neden yaratabilecek rahatsızlıkların ortadan kalkması için gerekli tedbirleri almalı.”

Motivasyonu düşürüyor
Ipsos KMG İnsan Kaynakları Direktörü ve İcra Kurulu Üyesi Evrim Birol, aslında oldukça basit gibi görünen ama hepimizin gündelik hayatında karşılaştığı bu sorunların çözümlenmediği zaman giderek etkisini arttırdığını ve çalışanların motivasyonunu kötü yönde etkilediğini söylüyor: “Bu araştırmada belirtilen konular üzerinde kısa zaman harcanarak çözümlenebilecek problemler, ama ne yazık ki çoğu kez bu problemleri başında görmezden gelip kronikleşmesine neden olabiliyoruz. İşveren olarak bu basit olarak görülen problemleri en başında iyi iletişim kurarak çözümlüyor olmak çalışan mutluluğu ve bağlılığı için önemli bir nokta. Burada önemli olan iyi iletişim kurarak bu sorunları çözümlüyor ve iş yapış tarzı olarak çalışanlara aktarıyor olmak.”
Birol, zaman planlamasında yaşanan sorunların aslında büyük çoğunluğunun işverenin iş yapış tarzı ve kurum kültürü kapsamında çalışanlarını yönlendirmesi ile çözümlenebileceğini de savunuyor: “İşveren kendi iş yapış tarzı ile ilgili kurallarını belirleyip tüm çalışanlarına oryantasyondan itibaren aktarmaya başlar ve küçük hatırlatmalar ile güncel tutmaya çalışmalıdır. Örneğin şirket içerisindeki tüm toplantıların gündemi toplantı öncesinde belirlenmiş olmalı, toplantı notu tutulmalı, tüm paydaşlara bu not iletilmeli, sonuçları düzenli aralıklar ile takip edilmeli şeklinde genel kural oryantasyondan itibaren çalışanlara aktarılmalı ve hayatı kolaylaştırıcı bu kuralların uygulanabilirliği takip edilmeli.”

Zamanında geri bildirim verin
DBE Davranış Bilimleri Enstitüsü Kurumsal Gelişim Merkezi Proje Yöneticisi Uzman Endüstri ve Örgüt Psikoloğu Burcu Çanacık, çalışanların, genel olarak bu davranışların ardında yatan sebepleri yeterince kabullenemediklerini ve bu davranışları “düşüncesizlik veya görgüsüzlük” olarak nitelendirdiklerini söylüyor: “Bir davranış, onun altında yatan sebebi anlamaya çalıştığımızda bizim için daha kolay başa çıkılabilir hale geliyor. Yani empati kuruyoruz.”
Çanacık, üç ana konuda net olmamız gerektiğini söylüyor:
1. İnsanlar farklıdır, farklı kişilik özelliklerine ve bunların sonucu olarak da farklı ihtiyaçlara sahiptirler. Bazı insanlar öğle tatilinde biraz daha uzun vakit geçirmek isteyebilir. Bazıları ise gün içerisinde daha çok mola verince daha verimli çalışabilir. Burada önemli olan davranışın iş üzerindeki etkisini ölçebilmektir. Eğer bu davranış çalışanın veya kişinin çalışma arkadaşlarının yaptığı işin kalitesini ve/veya verimini olumsuz etkiliyor ise, sorgulanmalı ve geribildirim verilmelidir. Aksi takdirde, bir çalışana sadece bizden daha sık mola vermeye ihtiyaç duyduğu için tepki gösteremeyiz.
2. İnsanlar genel olarak iyi niyetlidir. Davranışları bize ters gelebilir veya uymayabilir. Ancak herkes bizim istediğimiz, beklediğimiz gibi olamaz, olmak zorunda değildir. Bizler de herkesin istediği gibi olamayız, olmak zorunda değiliz. Anlam veremediğimiz, alışkın olmadığımız davranışları “saygısızlık”, “görgüsüzlük” veya “düşüncesizlik” olarak nitelendirmeden önce davranışın altında yatan ihtiyaca bakmak gerekir.
3. Diğer insanlardan beklentilerimiz, onların bu konularda yapabilecekleri ile sınırlıdır. Biz nasıl kendi alışkanlıklarımızı değiştirmekte zorlanıyorsak, diğer insanlar da kendi ihtiyaçlarından doğan ve alışkanlık haline gelen davranışları (telefonda yüksek sesle konuşmak vb.) değiştirmekte zorlanabilirler. Onlara zaman tanımamız ve sürekli olarak geribildirim vermemiz faydalı olacaktır.

Önce önlem alın
Örneğin, iş arkadaşınız telefonda bağırarak konuşuyorsa, ona şu şekilde geribildirim verebilirsiniz: “Ayla Hanım, telefonda konuşurken ses tonunuzun yüksek olması yaptığım işe konsantre olmamı engelliyor. Daha yavaş sesle konuşabilir misiniz? Veya uzun konuşmalarınızı başka bir masadan yapmanız mümkün mü? Anlayışınız için teşekkür ederim.”
Geribildirimleriniz alınırsa ne ala, ancak bazı durumlarda iş arkadaşlarınızın, size “Tamam, daha dikkat ederim” deyip aynı davranışları sürdürdüklerini göreceksiniz. Buna pasif-agresif davranış deniyor. Bu durum sizi zaman içerisinde gererek daha agresif geribildirimler vermenize yol açacaktır.
“50 kere uyarmama rağmen hâlâ yüksek sesle konuşuyorsunuz!”
Bu gibi geribildirimler karşınızdaki insanda davranış değişikliğine katkıda bulunmayacağı gibi sizin iç dengenizi de bozabilir. Bu nedenle, geribildirim içeriğinizi ve ses tonunuzu aynı seviyede tutarak tekrarlama yöntemi ile her seferinde geribildirim vermeye devam etmelisiniz.
Geribildirim vermenin yanı sıra sizin alacağınız önlemler de olabilir:
-Yan masada oturan iş arkadaşınız telefonda yüksek sesle konuşuyorsa, ona telefon konuşmasının hemen akabinde, baş başa olduğunuz bir ortamda geribildirim vermeye çalışın. Verdiğiniz geribildirimi o telefondayken yaparsanız, ters tepme olasılığını da artırmış olursunuz. Geribildirimi bir sonraki konuşmaya kadar ertelemeyin.
-İş arkadaşınız yüksek sesle müzik dinliyorsa, onu hemen uyarın. Müzik sesinin sizi çileden çıkarmasını beklemeyin. Sesini kısmış olsa bile yine de rahatsız oluyorsanız, kulaklıkla dinlemesini rica edin.
-Arkadaşlarınız sizin bulunduğunuz ortamlarda başkalarının dedikodusunu yapıyorsa ve siz bu durumdan rahatsız olduğunuzu belirtmenize rağmen devam ediyorsa, dedikodunun yapıldığı ortamdan uzaklaşarak tavrınızı koyun.
-Toplantıda siz konuşurken cep telefonları susmuyorsa, herkes telefonu ile ilgileniyorsa, işler bu duruma gelmeden, toplantının en başında uyarıda bulunun. “Toplantının verimi için cep telefonlarınızı sessizde tutmanız ve dikkatinizi dağıtmasına izin vermemenizi rica ediyorum” gibi bir giriş olabilir. Bunun yanında, toplantıda telefonuna gelen aramaya veya mesaja baktı diye kimseyi de yargılayamayız. Ancak toplantı esnasında telefonunu açan ve kısık sesle dahi olsan konuşan kişiye toplantı sonrasında geribildirim vermeniz faydalı olacaktır.
-İş arkadaşlarınızdan iş haricindeki konularla ilgili gereksiz e-postalar alıyorsanız, bu e-postaların gönderilmemesi yönünde uyarıda bulunarak, eğer bu kişinin hazırda kullandığı e-posta listesi içinde yer alıyorsanız bu listeden sizi çıkarmasını talep edebilirsiniz. Yine de kurtulamadıysanız, e-postaya “Bana bunları gönderip durma” gibi bir cevap göndermek yerine yine yüz yüze veya telefonla size bu tarz e-postalar gönderilmesinden hoşlanmadığınızı ve gün içerisinde bu nedenle veriminizin olumsuz etkilendiğini söyleyebilirsiniz.
Şunu unutmayın: En iyi geribildirim, zamanında verilen geribildirimdir!
Burcu ÖZÇELİK / Hürriyet İK