Şirketler, müşteri memnuniyetinin olduğu kadar çalışan memnuniyetinin de değerini anlamaya başlıyor. Başta uluslararası büyük şirketler olmak üzere iç iletişim, önemli bir gündem maddesi oluşturuyor. Üst yönetimle çalışanlar ve çalışanların kendi aralarındaki ilişkilerini güçlendirmek için çeşitli aktiviteler düzenleniyor, şirketin vizyonu, stratejileri herkese aktarılıyor ve bu da beraberinde çalışan bağlılığını getiriyor.
Son dönemde ise şirketler işi bir adım daha öteye taşıdı ve iç iletişim departmanları, iç iletişim birimleri kurmaya başladı. Çoğu zaman insan kaynakları, bazen de kurumsal iletişim departmanın altında kurulan iç iletişim birimleri (şimdilik) daha çok uluslararası şirketlerin bünyesinde görülüyor. Bu depatmanların temel amacı, şirket içi iletişimi arttırarak bağlılığı ve motivasyonu sağlamak. Superonline İş Destek Genel Müdür Yardımcısı Yiğit Oğuz Duman, “Sizinle beraber o işe kafa yoran, kendini o işe adamış insanlar, iç iletişim departmanlarının yaygınlaştırılmasıyla mümkün” diyor. 

Seyirci değil oyuncu
İç iletişimin, bilginin, hedefin, kuruluş içinde sağlıklı bir şekilde paylaşılmasını sağlayan önemli bir araç olduğunu söyleyen Bilim İlaç Genel Müdürü Dr. Erhan Baş, “Pazardaki gelişmeleri görebilmek ve iş körlüklerini önleyebilmek için her zaman yeni ve yaratıcı fikirlere ihtiyacımız var. Çalışanların yaratıcı ve firmayı geliştiren fikirlerini alabilmek, içlerindeki cevherleri ortaya çıkarabilmek ancak çok iyi tasarlanmış bir iç iletişim sürecine sahip olabilmenizle ve bu sürecin tepe yöneticiler tarafından sahiplenilmesi ile gerçekleşebileceğine inanıyorum” diyor.
İç iletişimin en kritik yönünün bağlılık olduğunu vurgulayan Duman ise “Çalışanın olan bitenin bir parçası olmasını, izleyici değil oyuncu olmasını sağlamak açısından iç iletişim kritik bir iş yapıyor” diyor.
İç iletişimin önemi, krizen sonra daha bir anlaşır oldu. Kriz dönemindeki belirsizliği ortadan kaldırmak için şirketler iç iletişime yöneldiler. Yenibiris.com ve Develor işbirliğiyle yapılan ‘2008 Türkiye İK Araştırması da insan kaynakları departmanlarının krizle başarılı bir şekilde mücadele edebilmek için ‘iç’e yöneldiğini gösteriyordu. 514 İK uzmanı ile yapılan araştırmada Türkiye’deki İK departmanlarının gelecek iki yılda yoğunlaşacakları belli başlı alanlar arasında iç iletişim yüzde 22.2 ile kariyer yönetim sistemi (yüzde 32.6), gelişim stratejisi (yüzde 27.2) ve görev tanımlarının (yüzde 23) ardından dördüncü sırada yer alıyordu.
Araştırmaya katılan Orta Avrupa ülkelerinde, iç iletişim yüzde 26.9 ile kariyer yönetim sisteminin (yüzde 40,7) ardından ikinci sırada yer alıyordu.

Çalışanlarınızla hedeflerinizi paylaşın
HRM Kurucu Ortağı Aylin Coşkunoğlu Nazlıaka, kurum içi iletişim kanallarının kuvvetli olduğunu bilen, sosyal aktivitiler ve çeşitli iç iletişim faaliyetleriyle kendilerine verilen değerin farkında olan çalışanlarda aidiyet duygusunun arttığını, daha büyük bir istekle çalıştıklarını ve başarıda da katkılarının olduğu düşüncesinin verimliliği arttırdığını söylüyor.
Nazlıaka, şirketlere iç iletişimi geliştirmeleri için şu tavsiyelerde bulunuyor:
-Çalışanların ve yöneticilerin biraraya geldiği, birçok alanda bilgi alışverişinde bulunma fırsatı yaratan, yeni strateji ve hedeflerin paylaşıldığı periyodik toplantılar yapılabilir.
-Grup çalışmaları ve takım aktiviteleri gibi toplu iletişimi güçlendirmeye yönelik faaliyetler de iç iletişim için tavsiye edilen etkinliklerdir.
-Doğum günü ve özel günlerin kutlanması veya bir departmanın elde ettiği bir başarının kutlanması, yılbaşı ve bayramlarda tüm personelin katıldığı kutlamalar da oldukça yaygın uygulamalardır.
-Bu tip aktif iletişime dayalı birlikteliklerin yanı sıra yazılı iletişim araçları da kullanılabilir. Örneğin aylık ya da birkaç ay arayla hazırlanan kurum içi bültenler ya da dergiler yoluyla şirket içerisindeki güncel konulara, sosyal aktivitelere, basında çıkan haberlere, işe yeni başlayan personel bilgilerine, doğumgünlerine vb. verilebilir.
-Şirket içerisindeki intranet veya portalların da güncel bilgiler içermesi ve etkin kullanılması içerideki iletişimi etkin kılmayı sağlayan araçlar diğer arasında. 

Kurum kültürü de belirleyici
Tabii bu şirket aktivitelerin ne kadar amacına uygun yapılıp yapılmadığı da bir diğer konu. AA Executive Consulting’in kurucusu Aylin Altuntaş, “Toplumların kültürleri gibi şirketlerin de kendine özgü kültürü var. İK’nın tüm ısrarına rağmen personeli ile aylık personel toplantısı yapmayan ve onlarla yemek yemeyen ama şirketin her başarısını çalışanlarla kutlayan ve ilgili çalışanlara ödülleri veren, 2.500 kişilik bir şirkette hemen her çalışanın çok sevdiği ve saydığı genel müdür de var; her hafta çay sohbetlerinde çalışanlarıyla üst yönetimi bir araya getiren ama bu sohbetlere sırf genel müdürün hoşuna gitmeyecek sorular sorulabilir diye ‘sorularıyla can sıkmayacak (!) çalışanların’ katılabildiği şirketler de var; şirketin ülkelerdeki birimleri için alınan yöneticilerin genel merkezdeki oryantasyonu sırasında onlara kahve servisi yapan başkan yardımcıları da var. Yönetimin çalışanlarla ilişkisini bir kalıba sokmak çok kolay değil. Fakat değişen nesillerle birlikte çalışan profili de değişiyor. Çalışanlar artık daha fazla şeffaflık istiyor, yöneticileriyle yakın iletişimde olmak, daha fazla şeyi paylaşmak istiyor; bir bakıma yönetime katılmak istiyor, bu sebeplerden yönetimin çalışana ulaşabilir olması gerekiyor.”
 

GENEL MÜDÜRLER ÇALIŞANLARIYLA İYİ BİR İLETİŞİM İÇİN NE YAPIYORLAR?
Açık kapı toplantıları düzenleniyor
İç iletişimin genel müdür olarak birinci derece sorumluluk alanında olduğunu söyleyen Bilim İlaç Genel Müdürü Dr. Erhan Baş, “Elinizdeki çalışan servetini en iyi iletişimle anlayabilirsiniz. Madendeki en değerli taşı bulmaya yarayan dedektör olarak tanımlayabiliriz iletişimi. Onlardan alacağınız geri bildirimler göremediğimiz her yere ulaşmamızı sağlar, aslında bir anlamda, iyi iletişim; yöneticilerin üçüncü gözü gibidir” diyor.
Erhan Baş’ın çalışanlarıyla daha yakın olmak için uyguladığı yöntemleri şöyle:
-Bilim İlaç’ta işe başlayan yeni arkadaşlarım, göreve başladıkları andan itibaren benimle temasa geçmelerine olanak sağlayan birçok uygulama ile karşılaşırlar. Yeni göreve başlayanlar için düzenlenen “Aramıza Hoşgeldiniz” yemeklerinde onlarla bir araya gelirim ve onları tanımaya çalışırım.
-Tüm arkadaşlarım istedikleri zaman hem bana hem de üst düzey yöneticilerine ulaşmalarını sağlamak üzere “Açık Kapı Toplantı Sistematiği” tasarladık. Her ayın belirli bir süresini sadece böyle talepleri olan arkadaşlarımla görüşmek için ayırırım.
-Yılda iki kez “Genel Müdür Bilgilendirme Toplantısı” ve “Kalite Günü” toplantıları düzenleriz. Bu toplantılarda şirket içinde yapılan başarılı çalışmaların tanınması, özendirilmesi, katılımın cesaretlendirilmesi de ödüllendirmeler yoluyla sağlanıyor.
-Çalışan profilimizin büyük çoğunluğunu oluşturan ve Türkiye’nin farklı lokasyonlarında görev yapan 1.000 kişiyi aşkın satış teşkilatımızla iletişim kurmak için yılda dört kere “Dönem Toplantıları” gerçekleştiririz. Teşkilatla birlikte olup onların sorularını cevaplandırırım. Satış kadrosunun hedeflerini paylaşıp, her bir çalışanın bu yönde yapacağı katkıyı görebilmesini sağlamayı amaçlarım. Her ne kadar teknoloji ilerlemiş olsa da hala yüz yüze iletişimin, insanlara dokunmanın, gözlerine bakmanın etkisine çok inanırım.
-Çalışanların yönetimsel kararların bir parçası olması ve ekip çalışmasını desteklemek amacıyla kurulan kurullarda sponsor ya da başkan rolü ile görev alır, onları dinleme ve iş süreçlerine katılma imkanı bulurum.

Çay, sohbet ve kahvaltı toplantıları
Çalışma ortamındaki başarının kişiler arasındaki iletişim ve uyumdan geçtiğine inanan DHL Express Türkiye Genel Müdürü Michel Akavi, çalışma arkadaşları arasındaki uyumu sağlayabilmek için hemen hepsiyle iletişim içinde olmaya gayret ediyor. Akavi elinden geldiğince çalışanlarını isim isim tanımaya özen gösteriyor. Onlara isimleriyle hitab edip, özel problemleriyle ilgileniyor. Bunu nasıl yaptığını sorduğumuzda ise yanıtı şöyle oluyor: “Kurum içindeki çalışma ortamının verimliliği, birlikte uyum içinde çalışmaktan geçiyor. Tanımadığınız ya da herhangi bir şey paylaşmadığınız insanlarla uyumlu bir ortam yaratmanız çok zordur. Dolayısıyla çalışma arkadaşlarımı elimden geldiğince iyi tanımaya çalışıyorum. Bir kişiye ismiyle hitap etmek ona verdiğiniz değeri beraberinde getiriyor. Yaklaşımınız ve tavırlarınız şirket içerisindeki güveni de pekiştirdiği gibi, mutlu bir ortam da sağlıyor.”
Akavi’nin yaptığı çalışmalardan bazıları;
-Şirkete sesleniş: İhtiyaca bağlı olarak tüm merkez ofis çalışanlarımıza şirketle ilgili gelişmeleri yüz yüze aktarmak için toplantılar düzenlenir. Böylece sektörel ve ekonomik gelişmeler çalışanlarımızla paylaşılır.
-Çay ve sohbet toplantısı: Departman bazında genel müdür ile sohbet yapılır. Departman veya şirket hakkında merak edilen sorular bu ortamda giderilir.
-Departmanlar arası kahvaltı toplantısı: Departmanlar arası iletişimi güçlendirme ve takım çalışmasını artırmak amaçlı yapılan düzenli kahvaltılar sayesinde çalışanlarımız birbirlerini yakından tanıdıkları gibi departman içerisindeki projelerini paylaştıkları bir platform oluşturuluyor. Böylece tüm DHL çalışanları tüm fonksiyonlardan haberdar oluyor.

Yılda 365 aktivite düzenleyip 30 bin kişiye ulaştılar
11 bin çalışanı olan Turkcell, şirket içinde ayrı bir iç iletişim bölümü kurmuş. 2003 yılında kurulan ve 10 çalışanı olan iç iletişim bölümü, şirket içindeki iletişim toplantılarını düzenlemenin yanı sıra tüm iletişim kanallarını yönetiyor. Kurumsal intranet, çalışanları grup şirketleriyle bir araya getiren GroupNet, e-dergi, kapalı devre televizyon yayını, yüz yüze iletişim kanalı Salı Pazarı, video paylaşım platformu Pikcell bunlardan bazıları. İç iletişim bölümü aynı zamanda çalışanların katılımını sağlayan ortamlardan da sorumlu; Turkcell Sosyal Aktivite Grubu, Turkcell Gönüllüleri, inovasyon platformu “Çok İyi Bir Fikrim Var”, ödüllendirme sistematiği “İşte Buna Ödül Verilir!”, kurumsal sporlar ve kurum kültürü çalışmaları gibi.
İç iletişim bölümünün sorumluluğunda olan Turkcell Sosyal Aktivite Grubu (TSAG) adındaki gönüllü ekip her yıl yaklaşık 365 aktivite düzenliyor ve 30 binin üzerinde Turkcell’li ve yakınına ulaşıyor. Tüm bu aktiviteler “İşin Eğlencesi” sloganı altında yapılıyor. Turkcell İş Destekten Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı Selen Kocabaş, “Turkcell’de ofisten geç saatte çıktığınız bir gün koridorlardan geçerken bir odadan keman sesleri, başka bir odadan tiyatro grubunun çalışmalarını duyabilir, bir başka köşede sihirbazlık yapan birilerini görebilirsiniz” diyor.

Dışarıdan önce içeride güçlü olmalıyız
Yaklaşık 5 bin kişinin çalıştığı Unilever, kurum içi iletişimi arttırmak için çeşitli aktiviteler ve etkinlikler düzenliyor, intranet, 2 ayda bir yayınlanan dergileri Unilever Magazin, kurum içinde yapılan sağlık çalışmaları ve check-up’larla bu süreç destekleniyor. Kurum içi iletişimin sağlanması, çalışanlara verdiğimiz değeri göstermenin en güzel yolu olduğunu söyleyen Unilever Türkiye Kurumsal İletişim Müdürü Ebru Şenel Erim, “Dışarıda güçlü olmak için, önce içeride güçlü olmak, takım ruhunu hissetmek gerektiğini biliyoruz. Unilever olarak bu bakış açısıyla hareket ediyoruz. Çalışanlarımızın motivasyonu ve mutluluğu için çalıştıkları kurum tarafından kendilerine verilen değeri bilmeleri çok önemli. Bir çalışanın kendisini kurumuna ait hissetmesi demek kurumu çok daha iyi temsil etmesi, kendini bütünün bir parçası olarak görmesi demektir. Dolayısıyla iç iletişim çalışmaları ile sağlanan motivasyon, gerek kurum içinde gerekse de dışında başarıyı getiren en önemli faktörlerden biri” diyor.

Genel müdürle 5 çayı
Superonline’da iç iletişim birimi 1 yıl önce yapılanmaya başladı. Bir kurum kültürü oluşturmak için yola çıkan Superonline’ın bu iş için 1 tam zamanlı bir de part-time çalışanı var. Superonline İç İletişim Uzmanı Sırma Toplu, şirket içinde aktiviteler düzenlemenin yanı sıra çalışanlara verilecek mesajların doğru bir şekilde tasarlanması, her türlü şirket içi organizasyon ve bilgilendirme süreçleri, intranet, aylık dergilerinin içeriği, tasarımı, her ay yapılan, odak noktalarının paylaşıldığı iletişim toplantısından sorumlu.
Superonline’ın her çalışanın bir günlük rotasyon yaparak farklı bir departmanda çalışmasını konu alan projesi “misafir ol gel bana” ve genel müdürün şirkete ilk geldiğinde her hafta olarak tüm şirketle kahvaltı etmesi yine iç iletişim birimi tarafından organize edilmiş. Şimdi, sürekli şirkete yeni katılanlar olduğu için kahvaltının 5 çayı versiyonunun düzenlenmesi planlanıyor. Sırma Toplu, tüm bu iç iletişim süreçlerinde ana sorumluluğunun çalışan bağlılığı olduğunu söylüyor.

Enerjik Buluşmalar
Enerjisa, 17 ilde toplam 4.750 çalışanı ile faaliyet gösteriyor. Birden çok lokasyonda faaliyet gösteren Enerjisa üst yönetimi, tüm çalışanları ile düzenli olarak çeşitli platformlarda karşılıklı iletişim ortamı yaratıyor. Bunlarden en başta gelenleri her yıl tüm çalışanların katıldığı ve iş sonuçlarının paylaşıldığı yılsonu toplantıları ile ‘enerjik buluşmalar’ adıyla gerçekleştirilen farklı lokasyonlardaki çalışanların hem biraraya gelmesini hem de üst yönetim ile kaynaşmasını sağlayan etkinlikler. Enerjisa Grubu Stratejik İş Destek Direktörü Berna Öztınaz, Enerjisa ailesinin evlerine giren uygulamaların da iletişim faaliyetlerinde önemli bir yere sahip olduğunu söylüyor: “Örneğin her Enerjisa ailesi mensubu, her evlilik yıldönümünde evine teslim edilen, eşi ve kendisinin adını taşıyan Enerjisa çiçeği ile kutlanır. Şirket çalışanları, kurumun gönüllü birer temsilcisidir. Çalışan üzerinde yaratılan sadakat, maddi ve manevi memnuniyet sunulan iş süreçlerinin kalitesini etkileyeceği gibi, her çalışanın memnuniyetini kendi sosyal çevresine anlatmasıyla da kurum itibarına doğal katkı sağlayacaktır.”
Burcu ÖZÇELİK / Hürriyet İK