business present

Şirketler, iş görüşmesine çağırdıkları her adaya bir müşteriymiş, bir marka elçisiymiş gibi özenle davranmalı. Marifet olumsuz yanıt verilen adayın bile o şirket hakkında olumlu konuşmasını sağlamak. Bilginin bu kadar hızlı yayıldığı günümüzde adaya gerektiği gibi saygı göstermeyen şirketlerin marka değeri er ya da geç zarar görüyor.

Bir şirket kendini ilk olarak işe alım sürecinde belli eder. Telefonda adayı şirkete nasıl davet ettiği, mülakat sürecini nasıl yönettiği, ne şekilde geri bildirim verdiği o şirketin kültürünü yansıtır. Adaya yapılan en küçük bir saygısızlık, anında kulaktan kulağa yayılıp şirketin imajına zarar verir, hele ki sosyal medyanın bu kadar etkin olduğu, sanileyerde milyonlarca kişiye ulaşmanın mümkün olduğu günümüzde.

02.06.2013 tarihinde Serdar Devrim’in köşesinde marketler zinciri Groupe Casino’nun İşe Alım Direktörü Thomas Vilcot’ın, Recrutement Responsable yani Sorumlu İşe Alım adlı kitabından altınlar vardı. Yazıda, Vilcot, adaylara karşı daha saygılı bir işe alım sürecini savunuyor ve “Her adaya müşteriymiş gibi davranmalısınız” diyordu. Bunun için mülakat yaptıklarına mutluluk formu doldurtup, mülakatlarının nasıl geçtiğini, görevlilerin kendileriyle nasıl ilgilendiklerini öğrenmeye çalışıyormuş. Yine işe alınmayanlara gönderilen otomatik e-maillere de karşı çıkan Vilcot, başvuru yapanlara işin neden onlara göre olmadığını açıklıyormuş. Çok sorumlu bir uygulama, tabii Türkiye gibi, bir ilana binlerce başvurunun yapıldığı bir ülkede her adaya tek tek dönmek mümkün olmasa da, insan kaynakları uzmaları en azından mülakatı belirli bir aşamaya gelmiş, telefonla veya yüz yüze görüşülmüş adaylara birebir dönmek gerektiği konusunda hemfikirler.

Hill International Türkiye – Ülke Müdürü Hazar Candan Wilson, “Adaya olumsuz karar açıklanırken bireysel geri dönüşler her zaman toplu otomatik yanıtlama sistemlerinden daha değerli. Ancak Türk iş pazarının mevcut dinamikleri gereği, her pozisyon için çok sayıda başvuru alınıyor. 500 başvurudan sadece 20 tanesi aranılan nitelikleri sağlayabiliyor. Böyle bir durumda tabii ki uygun olmayan adaylara dönmek neredeyse imkansız oluyor. Dolayısı ile sadece telefonla aradığınız veya yüz yüze görüşmeye davet ettiğiniz adaylara birebir geri dönebiliyorsunuz” diyor.

Marka bilinirliğini etkiliyor

Her adayın bir müşteri, bir marka elçisi olduğu düşünülürse, iş olumsuz geri dönüş yaptığınız adayı bile şirket hakkında olumlu konuşturmayı başarabilmekte. Bunun için şirketin insan kaynakları departmanlarına iş düşüyor.Özel istihdam bürosu HRM’nin Danışmanlık Ortağı Elif Ejdar Özel, “İş arama süreci sadece iş arayan kişinin değil, sorumlulukları ve sosyal çevresi dâhilinde yakınlarını da ilgilendiren ciddi bir dönem. Bu süreç adayların aileleri tarafından da dikkatle takip ediliyor ve yakın çevresinin gündeminde önemli bir yer tutuyor. Bu açıdan baktığımızda şirketlerin bu süreçteki yaklaşımları dolaylı olarak şirketin marka bilinirliğini etkiliyor. Yakın tanıdığımız kişilerden aldığımız şirket hakkındaki yorumlar medyadan ya da reklamlardan çok daha gerçekçi oluyor. İyi yönetilemeyen bir mülakat süreci sonrasında olumsuz haberler sosyal medya ve diğer iletişim kanallarıyla hızla yayılıp şirketlerin imajına ciddi zarar verebiliyor. İşte bu yüzden, işe alımcılar işveren markası oluşturmada çok önemli bir fonksiyona sahipler. Açık iletişimci olabilmek ve adayın memnuniyet düzeyini yüksek tutabilmek çok önemli. Adaya firma ve aranılan pozisyon hakkında detaylı bilgi vermek, ilk görüşme sonrasında sürecin nasıl devam edeceğini net bir şekilde ifade etmek gerekiyor. Adayı görüşme öncesi uzun süre bekletmek, mülakata hazırlıksız girip yanlış sorular yöneltmek, pozisyon hakkında bilgi vermeden sadece adayın deneyimlerini sorgulamak en sık yapılan hatalar arasında. Tüm bunların sonunda adayda oluşan hayalkırıklığı ve memnuniyetsizlik, iş teklifi aşamasında işi reddetmesine bile sebep olabiliyor” diyor.

Stres mülakatı felakete dönüştü

Kurumsal firmaların büyük bir çoğunluğu işe alım süreçlerini çok aşamalı olarak yürütüyor ve çoğu zaman bu aşamalar ve mülakatlar hakkında bilgi verilmiyor. Örneğin stres mülakatı hakkında adaya bilgi verilmemesi kimi zaman tatsız sonuçlar doğuruyor. Elif Ejdar Özel, şirket olarak başlarından geçen bir olayı anlatıyor: “Geçtiğimiz yıllarda danışmanlığını yaptığımız FMCG sektöründe faaliyet gösteren oldukça büyük çaplı bir firma, satış yöneticisi pozisyonu için görüştüğü adaya stres mülakatı yapmaya çalışmış ancak mülakatın sonunda bunun bir stres mülakatı olduğunu söylemeyi atlamıştı. Oldukça sert ve gergin geçen mülakatın ardından aday firmaya karşı çok ciddi şekilde öfkelenmiş hatta sürece devam etmek istememişti. Adayın olumlu duygular ile görüşmeden ayrılmasını sağlamak için yapılanın bir stres mülakatı olduğunu ve hangi nedenlerden dolayı gerekli olduğunu aktarmakta fayda var, aksi halde çok tatsız ve firma itibarına zarar veren sonuçlar ortaya çıkıyor.”

Saygılı mülakat nasıl yapılır?

Hill International Türkiye – Ülke Müdürü Hazar Candan Wilson, bir şirket ne kadar iyi bilinirse bilinsin, ne kadar kuvvetli bir işveren markasına sahip olursa olsun, işe alım sürecini doğru yönetemezse bu imajının eninde sonunda zarar göreceğini söylüyor. Wilson, adaya saygılı bir mülakatın nasıl yapılacağını madde madde sıralıyor:

“Sürecin doğru şekilde yönetildiğinden emin olmak için ilk olarak tüm İK ekibinin ve şirkette adayla temas kuracak, (telefon görüşmesi, e-mail veya yüz yüze görüşme) herkesin adaya bir müşteriymiş gibi hassasiyetle yaklaştığından emin olunmalı.

Tüm süreç elden geldiğince standartlaştırılmalı ve izlenmesi gereken adımların her aday için eksiksiz uygulandığından emin olunmalı. Örneğin, başvuran her adaya başvurunun elinize ulaştığına dair bir yanıt gitmelidir ki aday ‘acaba başvurum ellerine ulaştı mı’ kaygısı yaşamasın.

Sonrasında uygun olan adaylar telefonla arandığında iletişim kurma şekli, sesimizin tonu, konuya hakimiyetimiz çok önemli. Telefonda adayla ne kadar doğru ve iyi iletişim kurulursa, şirket hakkındaki olumlu algısı o kadar yükselecektir.

Soruları sorma tarzı da önemli. Adayı sorgulayan ve soru yağmuruna tutan bir tutumdan ziyade, önce pozisyon ve durumla ilgili kısa, öz bilgi veren sonra adaya sorulması gereken soruları soran ve görüşmenin sonunda sorusu varsa kabul eden bir yaklaşım, aday tarafından hoş karşılanacaktır.

Mülakata davet edilen adaya mutlaka bir davet e-maili gönderilmeli. Bu e-mail hangi pozisyon için görüşme yapacağını, görüşülecek kişi veya kişilerin ad, soyad ve unvanlarını, görüşme yeri detaylarını, açık adresi ve hatta toplu taşıma veya otopark detaylarını içermeli. Adayın mümkün olduğunca az stres yaşayarak, kolayca mülakat yerine ulaşması ve bunun için yeterli bilgiye sahip olması görüşmeyi ayarlayan kişinin sorumluluğundadır.

Kararınız kesin olumsuzsa

hemen mülakatta söyleyin

Mülakat süresince yine adayı tanımaya ve ne istediğini anlamaya çalışan, güven ortamı yaratacak sohbet havasında geçen bir konuşma ortamı yaratılmalı. Fazla resmiyet birçok noktanın açıklıkla konuşulmasına engel oluyor. Adayı rahatlatmak ve sizinle açık iletişim kurmasını sağlamak çoğunlukla mülakatı yapan kişinin becerilerine ve yaklaşımına bağlı.

◊ Mülakatı tamamlamadan muhakkak sonraki adımlar hakkında adaya bilgi vermek gerekir. Şayet mülakat esnasında adayın pozisyon için uygun olmadığına kesin kanaat getirdiyseniz, bunu hemen o an aday ile paylaşmak ve açık olmak değerli bulunabilir. Çünkü bu şekilde neden doğru aday olmadığını adaya ifade etmek için yüz yüze bir beş dakikanız vardır. Tabii bu açıklamayı yapma veya yapmama kararını adayın kişiliğine göre verebilirsiniz. Çünkü bu tür bir açıklamadan sonra sizi aksine ikna etmeye çalışan bazı adaylar da olması kaçınılmazdır. Ancak adayla ilgili gözlemlediğimiz net bir nokta varsa, adaya açıkça geri bildirim vermek ve görüşlerinizi söylemek onun gelişimi açısından çok kıymetlidir. Belki o an duyduklarına memnun olmayacaktır ama yine de üzerine düşünecektir.

◊ Mülakat sonrasında adaylara çok kısaca ofisi gezdirmek ve nasıl bir iş ortamına sahip olduğunuzu göstermek hem samimi bir yaklaşım olacaktır hem de yaşayacağı olumlu tecrübe işe alınmasa bile adayın kafasındaki olumlu imajınızı kuvvetlendirecektir.

◊ Aday ayrılmadan onun pozisyon için hâlâ istekli olup olmadığını sorgulamakta fayda var. Eğer herhangi bir tereddüt sezdiyseniz adaya düşünmesi için vakit tanıyıp, 2 gün içerisinde pozisyonla hâlâ ilgilenip ilgilenmediğini size bildirmesini isteyebilirsiniz.

◊ Sürecin hiçbir aşamasında unutulmaması gereken yegane şeylerden biri de, adayın da bu süreçte sizinle çalışıp çalışmamama kararı alacağıdır. Yani aday da sizi seçecek veya seçmeyecektir. Bu nedenle süreci ne kadar profesyonel ve hatasız yürütürseniz şirketinizin aday nezdindeki imajını o derece kuvvetlendirmiş olursunuz.”

Maksat işe alınmayan o 7.970 kişide hoş duygular bırakabilmek

Geçen yıl HROnline projeleri ile PERYÖN İşe Alım Kategorisi’nde ödül alan DeFacto’da, iş başvurusunda bulunan her aday için genel yetenek sınavı yapılıyor ve HROnline sisteminde kendisine özel bir hesap oluşturuluyor. Görüşmenin ardından aday, DeFacto’daki işe alım sürecinde ne aşamada olduğunu online olarak takip edebiliyor. Ayrıca HR Online üzerindeki anket aracılığıyla aday DeFacto’da yaşadığı görüşme deneyimini değerlendiriyor. Böylece aday da şirketi değerlendirmiş oluyor.

Yılda dört kez açtıkları yönetici yetiştirme programına ortalama 8 bin başvuru aldıkları söyleyen DeFacto İnsan Kaynakları Direktörü Oğuz Erdoğan, “8 bin kişiden otuz kişiyi işe alırken aslında 7.970 kişiye olumsuz cevap veriyoruz. Bu bilinçle adaylarımızın hafızasında işe girememiş bile olsa DeFacto ile ilgili hoş duygular bırakmaya özen gösteriyoruz. Özellikle yeni jenerasyon yaptığı her faaliyetin kendisine değer katmasını bekliyor. Biz de bu beklentinin farkında olarak onlara iyi bir mülakat tecrübesi yaşatmak istiyoruz.
İletişimi başlattığımız ilk toplantıda işe alım sürecimizin her aşamasını gün gün belirtiyor ve bu tarihlere sadık kalıyoruz. Onları önemsediğimizi, başvurularının bizim için değerli olduğunu her aşamada göstermeye gayret ediyoruz. Örneğin seçme yerleştirmede kullandığımız araçlardan biri olan kişilik envanteri sonuç raporunu meslek seçimlerinde kendilerine ışık tutması açısından işe almadığımız adaylarla da paylaştık. Bu uygulamadaki samimi düşüncemiz adaylara gerçekten bir fayda sağlamaktı. Bu niyetimizi gören adaylardan çok güzel e-mailler aldık.”

Burcu ÖZÇELİK SÖZER/Hürriyet İK, 30.06.2013